Je moet een complete kantoorverhuizing maken naar een nieuw pand en je weet niet waar je moet beginnen? Met deze tips wordt de planning en organisatie eenvoudiger.

Een verandering vraagt om organisatie en planning, zeker als het gaat om een verandering van kantoor. De voorbereidingen lopen parallel aan de normale activiteiten van het bedrijf, om te voorkomen dat de activiteiten moeten worden verlamd om de overdracht naar de nieuwe structuur te organiseren.

Op deze manier is het mogelijk om het werk in een kantoor af te maken en een andere dag op een nieuw adres te beginnen, zonder ongemak en zonder de productiviteit aan te tasten. Wil je weten hoe? Bekijk onze tips!

Voorbereiding van de nieuwe kantoorstructuur

Reserveer een paar dagen om de nieuwe locatie te organiseren om de medewerkers en de hele structuur te ontvangen. Analyseer de noodzaak van renovaties, de situatie van de elektrische installaties, internet- en telefoonpunten en stopcontacten om de computers en andere elektronica aan te sluiten.

Controleer of het mogelijk is om hetzelfde meubilair te gebruiken als het huidige kantoor en bepaal waar de nieuwe werkplekken zich zullen bevinden, zodat het personeel zich de eerste dag snel kan inrichten.

Het organiseren van de verhuizing in het huidige kantoor

Informeer het personeel over de verhuizing zodat ze tijd hebben om zich te organiseren. Het proces zal gemakkelijker zijn als elke persoon verantwoordelijk is voor het bewaren van zijn of haar eigendommen en werkmateriaal.

Het is ook een goed moment om documenten die normaal gesproken niet gebruikt worden te archiveren en om wat niet nodig is mee te nemen naar het nieuwe kantoor, weg te gooien. Verspreid hiervoor kartonnen dozen en etiketten, waarin de opgeslagen inhoud moet worden opgenomen. Dit maakt het gemakkelijker om het materiaal te verplaatsen naar het nieuwe bedrijf.

Computers, telefoons en andere elektronica moeten zorgvuldig worden opgeborgen, eerst in bubbeltjesfolie worden gewikkeld en dan in sterke dozen worden ondergebracht. Markeer dit materiaal als kwetsbaar en identificeer op het etiket welke persoon het gebruikt. Bewaar alle kabels en aansluitingen in dezelfde doos, zodat ze niet verloren gaan.

Op de dag van de verhuizing

Het is zeer belangrijk dat er een verantwoordelijk persoon is die de zending in het huidige kantoor en het lossen in de nieuwe structuur begeleidt. Op deze manier kunnen de dozen en het meubilair al in de juiste ruimtes worden geplaatst. Wijs ook een professional van uw team toe om de computers te monteren, zodat de medewerkers de apparatuur al goed geïnstalleerd hebben.

Met deze stap voor stap wordt de bedrijfsverandering gemakkelijker en het beste, zonder dat de activiteiten van uw bedrijf verlamd hoeven te worden.